档案馆关于开展2021年度归档工作暨档案管理业务培训的通知

档案〔2021〕17 号

档案馆关于开展 2021 年度归档工作暨档案业

务培训的通知

校机关各部、处、室，各学院、直属系，各直属单位，各附属医

院，产业集团，各有关科研机构:

为贯彻落实学校“四有”工作要求，实现“一人一事一卷宗”

的档案资源管理目标，根据教育部、国家档案局 27 号令《高等

学校档案管理办法》、《中山大学档案管理规定》等文件要求，档

案馆将开展 2021 年度学校综合档案立卷归档工作，现就有关事

项通知如下：

一、归档范围

1、校内各单位在 2020 年 1 月 1 日至 12 月 31 日各项工作活

动中直接形成的，能反映本单位主要工作，具有保存价值的文字、

图表、声像等不同形式和载体的文件材料。具体范围参见《中山

大学档案归档范围和保管期限表》（附件 1）。

2、各单位 2020 年以前产生、“应归未归”的档案材料。

3、党史学习教育文件材料（专题归档）。

二、归档要求

1、为保障学校档案资源的完整、系统，请各单位务必高度

中山大学档案馆

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重视归档工作。各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位

归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档

材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，

并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2、立卷归档的材料应提供原件，凡不符合档案归档要求的

文件材料，须按要求整理后方可移交。移交文件材料要求字迹清

楚、用纸规范。

3、以学校名义下发的公文，分别由党办、校办和纪委统一

收集归档；其他单位盖章印发的重要文件由各单位收集归档。

4、凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归

档，相关部门协助提供材料。涉及机构调整、撤并的，由合并后

的机构按职能分工的延续统一归档。

5、归档的声像档案须标明时间、地点、人物、事件等相关

信息；纸质毕业照归档时，需附上原版电子文件及对应名单。

三、归档流程

1、各单位档案员将文件材料收集后进行分类预立卷，编写

件号/页号、通过档案馆专用表格录入案卷和卷内目录。对立卷有

疑问的，可联系档案馆工作人员上门指导预立卷合格后再进行。

2、数据录入完成后，须在全校档案系统上申请数据审核，

审核通过之后再打印《档案全引目录》。向档案馆移交纸质档案之

前应已审核通过其相应电子目录。

3、办理移交时，须有《档案全引目录》和《中山大学档案

移交目录表》（附件 2），并加盖单位印章。

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四、归档时间

专题归档材料移交时间待定（具体以学校党史学习教育领导

小组的通知为准），其余材料在 2021 年 6 月 30 日前完成。

五、归档培训

为做好 2021 年度归档工作，兹定于 4 月 23 日下午进行全校

档案业务培训，具体安排如下：

（一）培训内容

1.新《档案法》及《中山大学档案管理规定》宣讲；

2.各单位归档工作指引；

3.现场答疑。

（二）培训时间及地点

4 月 23 日下午 3:00-5:30，南校园第三教学楼 213。

（三）参加人员

各单位档案工作主要联络人、兼职档案员

（四）培训报名及疫情防控要求

1.此次培训情况将报校长办公室计入职员教育培训学时，请

各单位积极参与。培训报名回执（附件 3）电子版请于 4 月 21 日

前发送至邮箱 sysudag@mail.sysu.edu.cn。

2.14 天内有境外或中高风险地区旅居史的，或有发热、咳嗽、

乏力等异常情况的师生，不得参会；会议遵照学校最新防疫要求

执行。

附件：